Los contratos dentro de ServiceMonster le permiten configurar correos electrónicos automáticos, enviados a los clientes en fechas específicas con un estado de cuenta y una factura.
¿Cómo Creo un Contrato?
Para crear un nuevo contrato, haga clic en "Cuentas" en el Menú Principal y luego seleccione el ícono "Lista de Contratos". Aquí puede ver su lista de contratos. Puede crear un nuevo contrato haciendo clic en el botón "+ Contrato de Servicio".
Busque y seleccione la cuenta con la que está asociado, o cree una nueva cuenta haciendo clic en el botón "+ Cuenta". Haga clic en "Aceptar" para comenzar a crear el contrato.
En la ventana "Nuevo Contrato" puede ingresar la siguiente información:
Cuenta: La cuenta que seleccionó anteriormente aparecerá aquí.
Sitio: El sitio principal de esta cuenta aparecerá aquí; puede cambiar el sitio para el que es este contrato haciendo clic en el ícono de lupa y seleccionando otro sitio de la cuenta.
Nombre del Contrato: (Obligatorio) El nombre de este contrato; así es como aparecerá en las listas de contratos, así que asegúrese de que sea claro y fácil de reconocer.
Activo: Si este contrato está activo, deje esta casilla marcada; si este contrato está inactivo, desmarque esta casilla.
Tipo de Contrato: Seleccione si el tipo de este contrato es "Solo Facturar". NOTA: El Cobro Automático solo está disponible con SM Pay.
Fecha de Inicio: Ingrese la fecha en que comienza este contrato.
Fecha de Finalización: Ingrese la fecha en que finaliza este contrato. Día del Mes: Seleccione el día del mes al que aplica este contrato. Monto: Ingrese el monto en dólares para este contrato.
Frecuencia: (Obligatorio) Seleccione la frecuencia (Mensual, 3 Meses, 6 Meses, o Anual). Próxima Fecha de Facturación: Ingrese la próxima fecha de facturación. Use el botón verde de "actualizar" para mostrar la próxima fecha según su configuración.
Nota del Pedido: Si lo desea, agregue una nota con información sobre el contrato. Esto aparecerá en la factura.
Nota del Contrato: Esta es una nota interna sobre el contrato y no aparecerá en la factura.
A la izquierda, haga clic en la pestaña "Configuración de Correo Electrónico" e ingrese la siguiente información:
Plantilla de Correo Electrónico: (Obligatorio) Elija la plantilla de correo electrónico que desea usar. Esta se enviará junto con el estado de cuenta para este contrato.
Plantilla de Factura: Elija qué estilo de formulario de pedido desea usar.
Enviar a Correo Electrónico: (Obligatorio) Elija la dirección de correo electrónico en la que el cliente recibirá los estados de cuenta y facturas de este contrato.
Correo Electrónico de Respuesta: Elija la dirección de correo electrónico desde la cual parecerá que se envían los correos de este contrato.
Configuración de Notificación: Esta configuración solo aplica si el tipo de contrato es cobro automático.