¿Qué Son los Formularios de Orden, las Opciones de Impresión y los Avisos Legales?
Formularios de Orden: Son los formularios que ServiceMonster crea para tus Estimados, Órdenes de Trabajo y Facturas. Estos formularios utilizan información de la configuración de tu empresa, la cuenta del cliente y la orden para crear documentos claros y fáciles de entender que puedes entregar a tus clientes.
Opciones de Impresión: Las Opciones de Impresión te permiten personalizar tus formularios de orden. Puedes modificar qué información aparecerá en el formulario de orden y personalizarla para Estimados, Órdenes de Trabajo y Facturas, así como para clientes Residenciales y Comerciales.
Avisos Legales (Disclaimers): Puedes crear y agregar avisos legales de facturación o de orden que aparecerán en tus estados de cuenta o formularios de orden. Esto es útil si necesitas que tu cliente esté al tanto de información específica sobre los servicios que ofreces y quieres que se incluya en cualquier formulario que puedan firmar.
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Opciones de Impresión de Órdenes
Dónde Acceder a los Formularios de Orden, Opciones de Impresión y Avisos Legales
Haz clic en "Configuración" en el Menú Principal, luego selecciona el ícono de "Configuración de Impresión".
Luego haz clic en la pestaña correspondiente a lo que deseas ver.
Formularios de Orden
Puedes ver tus Formularios de Orden desde la pestaña "Formularios de Orden". Para ver cómo se ve un formulario, o para descargarlo, simplemente haz clic en su nombre.
Esto abrirá un PDF del formulario que podrás ver, imprimir o descargar.
Para subir tu propio formulario, haz clic en el botón "+ Nuevo Formulario de Orden".
Opciones de Impresión de Órdenes
Para ver o editar tus Opciones de Impresión, ve a la pestaña "Opciones de Impresión de Órdenes". Tus Opciones de Impresión son las que puedes elegir al imprimir o crear tus Formularios de Orden.
Editar una Opción de Impresión
Para editar las Opciones de Impresión, simplemente haz clic en el nombre y se abrirá una ventana donde podrás marcar qué información deseas que se incluya en los formularios.
Puedes personalizar tus formularios de Estimado, Orden de Trabajo y Factura tanto para clientes Residenciales como Comerciales.
También puedes hacer clic en "Copiar" y hacer cambios en una nueva copia, o hacer clic en el botón rojo "Eliminar" para borrar la Opción de Impresión.
Recuerda hacer clic en "Guardar y Cerrar" cuando termines.
Nueva Opción de Impresión
Para crear una nueva Opción de Impresión, haz clic en el botón "+ Nueva Opción de Impresión".
Esto abrirá una ventana donde podrás personalizar lo siguiente:
Nombre: El nombre de esta opción de impresión (así es como aparecerá en las listas desplegables).
Predeterminado: Si deseas que esta sea la opción de impresión que se use automáticamente en todas las órdenes, marca esta casilla.
Residencial/Comercial: Alterna entre editar los formularios para clientes residenciales y comerciales.
Estimado/Orden de Trabajo/Factura: Alterna entre editar tu Estimado, Orden de Trabajo y Factura.
Formulario de Orden: Elige qué estilo de formulario de orden usará esta opción de impresión.
Espacios en Blanco en Lugar de Montos en Cero: Si deseas que los conceptos con montos en "Cero" aparezcan en blanco en su lugar, marca esta casilla.
Imprimir Totales: Si deseas que este formulario imprima el monto total adeudado de la orden, marca esta casilla.
Subtotales: Si deseas que este formulario imprima los subtotales de la orden, marca esta casilla.
Total: Si deseas que este formulario imprima el monto total adeudado de la orden, marca esta casilla.
Descuento: Si deseas que el formulario especifique el monto del descuento de la orden, marca esta casilla.
Pagos Recibidos: Si deseas que este formulario imprima los pagos recibidos de la orden, marca esta casilla.
Impuesto: Si deseas que este formulario imprima el impuesto adeudado de la orden, marca esta casilla.
Saldo: Si deseas que se incluya el saldo pendiente de la orden, marca esta casilla.
Imprimir Conceptos de Línea: Si deseas que se incluyan los conceptos de línea en la orden, marca esta casilla.
Cantidad: Si deseas que se incluya la cantidad de cada concepto de línea, marca esta casilla.
Precio: Si deseas que se incluya el precio de cada concepto de línea, marca esta casilla.
Total de Línea: Si deseas que se incluya el monto total adeudado de ese concepto de línea, marca esta casilla.
Combinar Nombre del Concepto con Descripción: Si deseas que tanto el nombre del concepto de línea como su descripción aparezcan en el formulario de orden, marca esta casilla.
Nota de la Orden: Si deseas que tus notas de la orden (del cuadro "Memo" en la página de la orden) aparezcan en este formulario de orden, marca esta casilla.
Aviso Legal (Disclaimer): Elige un aviso legal que aparecerá en esta orden.
Haz clic en "Guardar y Cerrar" cuando termines, y la nueva Opción de Impresión aparecerá en la lista.
Ahora puedes elegir entre estas Opciones de Impresión en las Páginas de Orden desde el menú desplegable de impresión.
Cómo Agregar un Aviso Legal
Para agregar un aviso legal, ve a la pestaña "Aviso Legal de Facturación" o "Avisos Legales de Orden".
En la página de Aviso Legal de Facturación, escribe tu aviso legal de facturación en el cuadro y haz clic en "Guardar".
Esta declaración ahora aparecerá en todos los Estados de Cuenta que crees.
En la página de Avisos Legales de Orden, puedes ver, editar o crear un nuevo aviso legal de orden.
Para crear un nuevo aviso legal de orden, haz clic en el botón "+ Nuevo Aviso Legal Personalizado".
Aquí puedes darle un nombre a tu aviso legal y usar dos cuadros para agregar el contenido de tu aviso legal.
El cuadro "Aviso Legal 1" aparecerá en los formularios de orden arriba de la firma, mientras que el cuadro "Aviso Legal 2" aparecerá debajo de la firma.
Haz clic en "Guardar y Cerrar" cuando termines.
Así es como aparecerán los avisos legales en el formulario Estándar de SM:
Recuerda que necesitas ir a tus Opciones de Impresión para seleccionar este aviso legal en cualquier formulario en el que quieras incluirlo.
Haz clic aquí para aprender más sobre cómo crear y usar las Opciones de Impresión.